Assets verursachen nicht nur bei ihrer Anschaffung Kosten und Aufwand. Sie müssen geplant, beschafft, dokumentiert, genutzt, gewartet, verändert und irgendwann ersetzt oder außer Betrieb genommen werden.
Enterprise Asset Management – kurz EAM – betrachtet deshalb nicht nur den aktuellen Bestand, sondern den gesamten Lebenszyklus von Unternehmenswerten.
Dazu können Maschinen und Produktionsanlagen ebenso gehören wie Gebäude, technische Einrichtungen, Fahrzeuge, Geräte oder IT-nahe Assets. Entscheidend ist die Verbindung von Asset-Daten, Verantwortlichkeiten, Kosten, Verträgen, Wartung, Serviceprozessen und Auswertungen.
Diese Themensammlung zeigt, wie Enterprise Asset Management, Asset-Lifecycle, CMMS, IT Asset Management, CMDB, Vertragsmanagement, Facility Management und Field Service Management zusammenwirken.
Wie hängen die Themen zusammen?
Ein Asset durchläuft während seiner Nutzung verschiedene Phasen.
Vereinfacht:
Bedarf → Planung → Beschaffung → Inbetriebnahme → Nutzung → Wartung & Service → Veränderung → Außerbetriebnahme → Ersatz oder Entsorgung
Während dieses Lebenszyklus entstehen unterschiedliche Informationen und Prozesse:
- EAM schafft die übergreifende Sicht auf Assets und ihren Lebenszyklus.
- Asset Management verwaltet Stammdaten, Zustand, Nutzung, Kosten und Verantwortlichkeiten.
- CMMS organisiert Wartung und Instandhaltung.
- IT Asset Management (ITAM) konzentriert sich auf IT-Hardware, Software und weitere IT-Assets.
- CMDB & Configuration Management dokumentieren Configuration Items und deren Beziehungen zu Services und anderen Komponenten.
- Vertragsmanagement verbindet Assets mit Wartungs-, Service-, Leasing-, Lizenz- oder Lieferverträgen.
- Field Service Management organisiert Arbeiten durch Techniker vor Ort.
- Facility Management betrachtet Gebäude, Flächen und technische Einrichtungen.
- Reporting schafft Transparenz über Zustand, Kosten, Nutzung und Entwicklung.
Damit entsteht aus einer einfachen Asset-Liste ein vernetztes Informationsmodell über den gesamten Lebenszyklus.
Enterprise Asset Management – Assets ganzheitlich betrachten
Enterprise Asset Management (EAM) beschäftigt sich mit der strukturierten Verwaltung und Optimierung von Unternehmenswerten über deren gesamten Lebenszyklus.
Dabei geht es nicht nur um die Frage:
Welche Assets besitzen wir?
Ebenso wichtig sind Fragen wie:
Wo befindet sich das Asset?
Wer ist verantwortlich?
Wie wird es genutzt?
Welche Kosten entstehen?
Welche Verträge gehören dazu?
Wann muss es geprüft oder gewartet werden?
Welche Störungen und Reparaturen gab es?
Wann sollte es ersetzt werden?
Eine ganzheitliche Asset-Sicht verbindet deshalb technische, organisatorische und wirtschaftliche Informationen.
wirtschaftliche Informationen.
Was ist Enterprise Asset Management (EAM)?
Asset-Lifecycle – vom Bedarf bis zur Außerbetriebnahme
Assets verändern sich während ihrer Lebensdauer.
Der Asset-Lifecycle beschreibt die verschiedenen Phasen, die ein Unternehmenswert durchläuft.
Ein typischer Lebenszyklus kann beispielsweise so aussehen:
1. Bedarf und Planung
Ein neues Asset wird benötigt.
Dabei werden Anforderungen, Kosten, Einsatzbereich und gegebenenfalls Alternativen betrachtet.
2. Beschaffung
Das Asset wird bestellt, gekauft, geleast oder anderweitig bereitgestellt.
Verträge, Lieferanten, Kosten und weitere Dokumente entstehen.
3. Inbetriebnahme
Das Asset wird übernommen, dokumentiert, einem Standort oder Verantwortlichen zugeordnet und für die Nutzung vorbereitet.
4. Betrieb und Nutzung
Während des laufenden Betriebs entstehen Informationen zu Nutzung, Zustand, Kosten und Leistung.
5. Wartung und Instandhaltung
Inspektionen, Wartungen, Reparaturen und weitere Maßnahmen sollen die Verfügbarkeit und Nutzungsdauer unterstützen.
6. Veränderung
Assets können umgebaut, erweitert, aktualisiert, verlagert oder einem anderen Zweck zugeordnet werden.
7. Außerbetriebnahme
Am Ende der Nutzungsdauer muss entschieden werden, ob ein Asset ersetzt, verkauft, zurückgegeben, stillgelegt oder entsorgt wird.
Der entscheidende Vorteil eines durchgängigen Asset-Lifecycle-Managements liegt darin, dass Informationen aus diesen Phasen nicht voneinander getrennt bleiben.
Asset-Stammdaten – die gemeinsame Informationsbasis
Am Anfang eines systematischen Asset Managements steht eine verlässliche Informationsbasis.
Abhängig vom Asset können dazu beispielsweise gehören:
- Asset-Nummer
- Bezeichnung
- Typ und Kategorie
- Hersteller
- Modell
- Seriennummer
- Standort
- Organisationseinheit
- Besitzer oder Verantwortlicher
- Lieferant
- Kaufdatum
- Anschaffungskosten
- Garantie
- Status
- technische Eigenschaften
- Dokumente
- Verträge
- Wartungsinformationen
Diese Informationen bilden jedoch nur die Grundlage.
Der eigentliche Mehrwert entsteht durch Beziehungen.
Ein Asset kann beispielsweise verbunden sein mit:
Standort → Vertrag → Lieferant → Wartungsplan → Serviceauftrag → Techniker → Dokumentation → Kosten
Dadurch lassen sich Informationen nicht nur einzeln speichern, sondern im jeweiligen betrieblichen Zusammenhang betrachten.
EAM und CMMS – Lebenszyklus trifft Instandhaltung
Enterprise Asset Management und CMMS überschneiden sich besonders bei Wartung und Instandhaltung.
Der Unterschied liegt im Betrachtungsumfang.
EAM betrachtet den Asset-Lifecycle insgesamt:
→ Planung
→ Beschaffung
→ Nutzung
→ Kosten
→ Verträge
→ Wartung
→ Veränderung
→ Außerbetriebnahme
CMMS konzentriert sich stärker auf:
→ Wartungsplanung
→ Inspektionen
→ Instandhaltungsmaßnahmen
→ Arbeitsaufträge
→ Störungen und Reparaturen
→ Wartungshistorie
Vereinfacht:
EAM fragt:
Wie entwickeln und verwalten wir dieses Asset über seine gesamte Lebensdauer?
CMMS fragt:
Wie halten wir dieses Asset zuverlässig und wirtschaftlich betriebsbereit?
Beide Perspektiven ergänzen sich.
EcholoN CMMS - Instandhaltungssoftware
Themensammlung: Instandhaltung & CMMS
Wartung und Asset-Lifecycle
Wartungs- und Instandhaltungsinformationen sind gleichzeitig wichtige Daten für Entscheidungen im Asset Management.
Ein Asset, das regelmäßig ausfällt, hohe Reparaturkosten verursacht oder zunehmend aufwendige Wartungsmaßnahmen benötigt, sollte möglicherweise anders bewertet werden als ein vergleichbares störungsarmes Asset.
Dadurch entsteht eine Verbindung:
Asset → Wartungshistorie → Störungen → Reparaturkosten → Verfügbarkeit → Entscheidung über weitere Nutzung
Informationen aus der Instandhaltung können damit beispielsweise die Frage unterstützen:
Ist eine weitere Reparatur wirtschaftlich sinnvoll oder sollte das Asset ersetzt werden?
Asset Management und Instandhaltung sollten deshalb nicht als voneinander getrennte Datenwelten betrachtet werden.
EAM und IT Asset Management - gleiche Grundidee, anderer Schwerpunkt
IT Asset Management (ITAM) überträgt den Lebenszyklusgedanken speziell auf IT-Assets.
Dazu gehören beispielsweise:
- PCs und Notebooks
- Server
- Netzwerkkomponenten
- mobile Geräte
- Peripherie
- Software
- Lizenzen
- virtuelle Assets
Auch hier entstehen Lebenszyklusphasen:
Beschaffung → Inventarisierung → Bereitstellung → Nutzung → Veränderung → Rückgabe → Ausmusterung
ITAM berücksichtigt zusätzlich IT-spezifische Fragestellungen wie Softwarebestände, Lizenzierung, Hardwarekonfigurationen oder automatisierte Discovery.
Enterprise Asset Management besitzt dagegen einen breiteren Unternehmensfokus und umfasst auch Maschinen, Gebäude, Fahrzeuge und weitere betriebliche Assets.
IT Asset Management, Inventarisierung & Asset-Lifecycle
EAM, CMDB und Configuration Management
Asset Management und Configuration Management betrachten teilweise dieselben Objekte – aber aus unterschiedlichen Perspektiven.
Ein Server kann beispielsweise gleichzeitig sein:
Asset
→ mit Anschaffungskosten, Lieferant, Garantie und Lebenszyklus
und
Configuration Item (CI)
→ mit technischen Beziehungen zu Anwendungen, Datenbanken und Business Services.
Die CMDB konzentriert sich besonders auf Configuration Items und deren Beziehungen.
Dadurch lassen sich beispielsweise Fragen beantworten wie:
Welche Services hängen von diesem Server ab?
oder:
Welche Komponenten könnten von einer Änderung betroffen sein?
Asset Management ergänzt diese technische Beziehungssicht um Lebenszyklus-, Kosten-, Vertrags- und Verantwortlichkeitsinformationen.
Themensammlung: CMDB, Configuration Management und verbundene ITSM-Prozesse
Verträge als Bestandteil des Asset-Lifecycle
Zu vielen Assets gehören Verträge.
Beispiele sind:
- Kaufverträge
- Leasingverträge
- Mietverträge
- Wartungsverträge
- Serviceverträge
- Garantievereinbarungen
- Lizenzverträge
- Versicherungen
Damit entstehen direkte Beziehungen:
Asset ↔ Vertrag ↔ Lieferant ↔ Kosten ↔ Laufzeit ↔ Leistung
Diese Verbindung ist besonders relevant, wenn Entscheidungen getroffen werden müssen.
Beispielsweise:
Wann endet ein Leasingvertrag?
Besteht für die Reparatur noch Garantie?
Welcher Dienstleister ist für die Wartung verantwortlich?
Welche Kosten entstehen jährlich durch dieses Asset?
Welche Kündigungsfrist muss berücksichtigt werden?
Ein modernes Asset Management sollte Verträge deshalb nicht ausschließlich als getrennte Dokumente behandeln, sondern sie mit den zugehörigen Assets und Prozessen verbinden.
Vertragsmanagement Software – Verträge als Assets verwalten
Kosten – was kostet ein Asset tatsächlich?
Der Anschaffungspreis bildet nur einen Teil der tatsächlichen Asset-Kosten.
Während des Lebenszyklus können weitere Kosten entstehen:
- Anschaffung
- Installation und Inbetriebnahme
- Wartung
- Reparaturen
- Ersatzteile
- Serviceverträge
- Energie und Betrieb
- Umbauten und Modernisierung
- Außerbetriebnahme
Diese Betrachtung hilft dabei, Assets nicht nur nach ihrem Kaufpreis zu beurteilen.
Ein günstiges Asset mit hohen Wartungs- und Ausfallkosten kann über seine Nutzungsdauer wirtschaftlich schlechter abschneiden als eine zunächst teurere Alternative.
Dafür müssen technische und wirtschaftliche Informationen miteinander verbunden werden.
Field Service Management – Arbeiten am Asset vor Ort
Viele Assets befinden sich nicht dort, wo Service- und Verwaltungsmitarbeiter arbeiten.
Maschinen stehen beim Kunden, technische Anlagen befinden sich in Produktionsbereichen und Gebäude oder Infrastruktur können über verschiedene Standorte verteilt sein.
Muss ein Techniker vor Ort tätig werden, verbindet sich EAM mit dem Field Service Management.
Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
Asset → Wartungs- oder Reparaturbedarf → Arbeitsauftrag → Disposition → Techniker → Durchführung → Dokumentation → Asset-Historie
Für den Techniker sind dabei insbesondere Informationen zum betroffenen Asset wichtig:
- technische Daten
- Standort
- bisherige Servicehistorie
- offene Maßnahmen
- Dokumentationen
- Ersatzteile
- Checklisten
- Verträge und Garantien
Die Ergebnisse des Einsatzes fließen anschließend wieder in die Asset-Historie zurück.
Field Service Management Software mit EcholoN
Themensammlung: Field Service Management & Außendienststeuerung
Gebäude und Infrastruktur – Verbindung zum Facility Management
Enterprise Asset Management beschränkt sich nicht auf Produktionsmaschinen oder IT-Hardware.
Auch Gebäude, technische Einrichtungen, Flächen und Infrastruktur können als Assets betrachtet werden.
Hier entsteht die Verbindung zum Facility Management beziehungsweise CAFM.
Dazu gehören beispielsweise:
- Gebäude
- Räume und Flächen
- technische Anlagen
- Heizungs- und Klimasysteme
- Sicherheitseinrichtungen
- Fahrzeuge
- Betriebsmittel
- Prüfungen
- Wartungen
- Verträge
- externe Dienstleister
Auch diese Assets besitzen Lebenszyklen, verursachen Kosten und benötigen Inspektionen oder Instandhaltungsmaßnahmen.
Computer Aided Facility Management (CAFM)
Dokumentation – die Asset-Historie erhalten
Über den Lebenszyklus eines Assets entstehen zahlreiche Informationen.
Dazu können gehören:
- Lieferscheine
- Rechnungen
- technische Dokumentationen
- Bedienungsanleitungen
- Prüfprotokolle
- Wartungsberichte
- Fotos
- Serviceberichte
- Garantien
- Verträge
- Abnahmeprotokolle
- Änderungen
Werden diese Dokumente direkt mit dem jeweiligen Asset verbunden, entsteht eine nachvollziehbare Asset-Historie.
Dadurch muss bei einem späteren Servicefall nicht erst in unterschiedlichen Ablagen nach Informationen gesucht werden.
Stattdessen lässt sich nachvollziehen:
Was ist mit diesem Asset bisher passiert?
Diese Historie wird insbesondere dann wertvoll, wenn Assets über viele Jahre genutzt, regelmäßig verändert oder von unterschiedlichen Mitarbeitern und Dienstleistern betreut werden.
Reporting – Assets bewerten statt nur verwalten
Enterprise Asset Management sollte nicht bei der Dokumentation enden.
Die vorhandenen Daten können genutzt werden, um Entwicklungen und Entscheidungen zu unterstützen.
Interessante Kennzahlen können beispielsweise sein:
- Anzahl und Art der Assets
- Altersstruktur
- Anschaffungskosten
- Wartungskosten
- Reparaturkosten
- Ausfallzeiten
- Anzahl der Störungen
- Verfügbarkeit
- Restlaufzeiten von Verträgen
- kommende Wartungs- oder Prüftermine
- Assets nach Standort
- Assets nach Verantwortlichem
- Lebenszyklusstatus
Dadurch entsteht aus operativen Daten eine Entscheidungsgrundlage.
Reporting und interaktive Analysen mit EcholoN
Vom einzelnen Asset zum Asset-Portfolio
Ein einzelnes Asset lässt sich noch relativ einfach beurteilen.
Mit zunehmender Anzahl wird jedoch die übergreifende Perspektive wichtiger.
Unternehmen müssen dann beispielsweise entscheiden:
Welche Assets müssen in den nächsten Jahren ersetzt werden?
Wo steigen Wartungskosten?
Welche Anlagen besitzen eine besonders hohe Ausfallquote?
Welche Verträge laufen demnächst aus?
Welche Assets werden kaum noch genutzt?
Wo bestehen Risiken durch veraltete Technik?
EAM erweitert deshalb die Sicht vom einzelnen Objekt zum gesamten Asset-Portfolio.
Damit können Investitionen, Wartungsstrategien und Ersatzbeschaffungen systematischer geplant werden.
Vom Asset zum vernetzten Serviceprozess
Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn ein Asset nicht isoliert verwaltet wird.
Ein mögliches Beispiel:
Maschine
↓
Standort und Verantwortlicher
↓
Kauf- und Wartungsvertrag
↓
Wartungsplan
↓
Inspektion
↓
Störung erkannt
↓
Serviceauftrag
↓
Techniker disponiert
↓
Reparatur durchgeführt
↓
Material und Kosten dokumentiert
↓
Asset-Historie aktualisiert
↓
Reporting erkennt steigende Instandhaltungskosten
↓
Entscheidung über Ersatzinvestition
Hier greifen EAM, Vertragsmanagement, CMMS, Field Service und Reporting ineinander.
Damit wird aus einem Datensatz ein steuerbarer Asset-Lifecycle.
EAM im Zusammenspiel mit den EcholoN-Themenwelten
Enterprise Asset Management bildet deshalb eine Brücke zwischen mehreren bereits beschriebenen Themenbereichen:
CMDB & Configuration Management
→ technische Zusammenhänge und Abhängigkeiten
IT Asset Management
→ Lebenszyklus von IT-Hardware und Software
CMMS & Instandhaltung
→ Wartung, Inspektion und Reparatur
Field Service Management
→ operative Arbeiten am Asset vor Ort
Facility Management
→ Gebäude, Anlagen und Infrastruktur
Vertragsmanagement
→ Verträge, Laufzeiten, Kosten und Leistungen
Reporting
→ Transparenz, Kennzahlen und Entscheidungsunterstützung
EAM verbindet diese Perspektiven durch das gemeinsame Objekt:
das Asset und seinen gesamten Lebenszyklus.
Kurz zusammengefasst: Enterprise Asset Management betrachtet Assets nicht nur als Inventar, sondern als Unternehmenswerte mit einem vollständigen Lebenszyklus – von Bedarf und Beschaffung über Nutzung und Wartung bis zur Außerbetriebnahme.
CMMS organisiert die Instandhaltung, ITAM fokussiert IT-Assets, CMDB und Configuration Management bilden technische Beziehungen ab, Vertragsmanagement ergänzt Laufzeiten und Verpflichtungen und Field Service Management unterstützt Arbeiten am Asset vor Ort.
Werden diese Informationen miteinander verbunden, entsteht eine ganzheitliche Sicht auf Zustand, Nutzung, Kosten, Risiken und Wertentwicklung von Assets.
So wird aus einer einfachen Bestandsverwaltung ein steuerbarer Asset-Lifecycle als Grundlage für fundierte operative und wirtschaftliche Entscheidungen.